400-999-7773

400电话管理后台详细操作说明

目录

1.登录/退出 5
1.1.boss 帐号登录与退出 6
1.2.boss 账号重置密码 8
1.3.坐席人员登录平台 13
1.4.员工账号重置密码 13

2.设置向导 14
2.1.创建用户及坐席 14
2.2.坐席人员登录平台 16

3. 外呼 17

4.400 导航绑定坐席设置 17
4.1.模式一:直接绑定号码 20
4.2.模式二:按时间策略接听,按地区策略接听 20
4.3.模式三:按导航键接听 22
4.4.模式四:请拨分机号,查号请播 0 25
4.5.模式五:白天进导航,晚上进坐席 27
4.6.模式六:总机模式 30
4.7. 400 其他设置 31
4.8. 400 常见问答 31

5.客户关系管理系统 33
5.1.来电弹屏 33
5.2.客户关系管理 34
5.3.CRM 其它设置 37
5.4.CRM 常见问答 39

6.通话记录 40
6.1.查看通话记录(已接电话、未接电话、语音信箱) 40
6.2.通话 & 录音常见问答 40

7.账户中心 40
7.1.实名信息登记 41
7.2.真实身份验证 42
7.3.绑定号码实名 43
7.4.绑定安全手机/邮箱 43

8.其他功能汇总 45
8.1.转接功能 45
8.2.查看消费情况 45
8.3.切换子系统 46
8.4.修改密码 46
8.5.角色权限 47
8.6.查看功能大全 47
8.7.炫铃设置 49
8.8.呼叫设置 49
8.9.短信设置 50

1. 登录/退出

企业购买我们的 400 产品,即拥有我们自主研发的 400 管理后台——联络中心。企业可通过联络中
心对 400 帐号进行设置,充分发挥 400 的最大价值。

1.1. boss 帐号登录与退出

Boss 帐号为企业主帐号,拥有 400 管理后台的最高权限。进入登录平台,在登录框输入帐号
boss@400 号码(例,您的 400 号码是 4000123456,则 boss 登录账号为 boss@4000123456)、密码、验证码进行登录。
用户登录页面

▍登录时特别事项
√ 当账号和密码连续输入错误六次,系统将锁定当前账号 3 小时。
√勾选记住密码,当前浏览器和操作设备下系统会记住当前输入的用户名和用户密码。下次进入登录     页面,当用户名与系统记录相同,则默认填充密码。

▍当 boss 用户首次登陆时

√系统强制修改密码
√且密码格式必须为 8-20 位数字+字母组合(可包含特殊字符)
√ 新修改的密码,下一次登录开始生效。

用户首次登录重置密码页面



用户完成新密码设置后进入首页如下:

▍当 boss 用户退出系统时
用户可以勾选,退出系统依旧接听 400 号码,如不勾选,则退出后不接听 400 来电。

1.2. boss 账号重置密码

第一步:点击忘记密码



第二步:输入管理员账号(boss@400 号码)和验证码

第三步:选择重置密码的方式


▍特别说明:
√通过安全手机重置登录密码:完成安全手机短信验证通过后可以重新设置密码;
√通过安全邮箱重置登录密码:完成安全邮箱邮件验证通过后可以重新设置密码;
√通过提交申诉材料重置安全信息:当您未设置安全手机安全邮箱或者安全手机安全邮箱无法获取验证信     息等情况下,可以通过提交指定的申诉材料重新获取安全手机。

▍通过安全手机重置登录密码

当您已设置安全手机的情况下,可以通过此方法重置密码。系统将先验证您的安全手机,验证通过后可以重新设置密码。
√输入原设置的安全手机,手机接收短信验证码,输入接收到的验证码进行验证。



√ 设置新密码:

▍通过安全邮箱重置登录密码

当您已设置安全邮箱的情况下,可以通过此方法重置密码。系统将先验证你的安全邮箱,验证通过后可以重新设置密码。
√   输入原设置的安全邮箱,邮件接收验证码,输入邮10箱接收到的验证码进行验证。


√   设置新密码:

▍通过申诉材料找回密码

如新绑定的安全手机是以备案公司名义办理的,请提交该手机号码近三个月当中其中一个月的缴费发票或者入网协议(纸质账单扫描拍照或者电子发票)


如新绑定的安全手机是以法人名义办理的,请提交该手机号码近三个月当中其中一个月的缴费发票或者入网协议
(纸质账单扫描拍照或者电子发票)


如新绑定的安全手机是以普通员工(例如员工 A)名义办理的,请提交该手机号码近三个月当中其中一个月的缴费发票或者入网协议(纸质账单扫描拍照或者电子发票),员工A 的身份证正反面扫描件或者复印件加盖备案公司公章,员工A 手持身份证正面(有头像的一面)拍照,授权函(填写并加盖备案公司公章)。



1.3. 坐席人员登录平台

创建的每一个新增坐席都可以通过账号和密码登录坐席平台。
坐席员工账号进入登录平台,在登录框输入工号@400 号码(例,您的 400 号码是 4000123456,工号为
2001 登录账号为 2001@4000123456)、密码和验证码进行登录。登录成功后进入首页。



1.4. 员工账号重置密码


普通员工找回密码需要 boss 账户在设置-坐席和用户下,重置密码,系统自动生成随机密码。




2. 设置向导


通过设置向导,您可以实现基础的接听 400 来电CRM 来电弹屏 功能。您可以按照下面步骤进行设定。
提示:部分功能需开启后才能使用,详情请咨询您的销售或售后。

2.1. 创建用户及坐席


目前因根据运营商规定,用户不能自行绑定号码,如需绑定号码请在账户中心“绑定号码实名”认证     通过后联系客户经理或者拨打 4009969900 联系售后客服进行绑定。具体步骤如下:

第一步:选择重置密码的方式第一步:点击账户中心,查看名下通过的审核的绑定号码。


第二步:添加需要绑定的号码到实名白名单中。点击账户中心-绑定号码实名。


第三步:根据页面提示提交符合要求的资料,当提交的绑定号码审核通过后,该绑定号码方可绑定。


第四步添加绑定号码到相应的坐席下
根据运营商规定,用户绑定坐席需通过安全审核备案才能自行绑定,已在账户中心“绑定号码实名”认证     审核通过的号码用户可以自行在导航设置添加绑定操作。

第五步:进入“400 导航设置”将之前创建的坐席放入到具体的导航部门中


2.2. 坐席人员登录平台

创建的每一个新增坐席都可以通过账号和密码登录坐席16平台。
坐席员工账号进入登录平台,在登录框输入工号@400 号码(例,您的 400 号码是 4000123456,工号为
2001 登录账号为 2001@4000123456)、密码和验证码进行登录。登录成功后进入首页。

3. 外呼

400电话本身无外呼功能,如果需要呼叫中心系统业务,可以咨询400-999-7773。

4. 400 导航绑定坐席设置

400 导航,又名 IVR 语音导航。通过 400 语音导航设置,在 400 号码下绑定号码并实现接听来电功能。联络中心拥有多种 400 接入模式,如按时间段接听,按地区接听,按导航接听,绑定总机等模式。登录 boss 帐号进行 400 语音导航设置。
第一步:单击设置。
第二步:选择 400 导航设置。
第三步:单击编辑按钮进入编辑弹窗。
第四步:单击新建按钮新建导航。编辑弹窗。如下图:

第一步:选择彩铃(需开通彩铃功能),当用户拨打 400 电话时,将自动播放彩铃欢迎语。
第二步:选择是否有下级部门。
(提示:若想通过按键进入不同部门需开通 IVR 导航。
第三步:在第二步中选择“是”后,设置进入下级部门方式“按键进入” 、“分流进入”,按键进入需用户输入部门编号方可进入该部门客服,分流进入为系统自动分配。
第四步:在第三步中选择“按键进入”后,设置“下级部门按键长度” 。
(提示:同一层级的导航按键长度相同。)
第五步:保存。
 完成部门编辑后,通过“新建”功能设置下级部门。如下图
第一步:输入部门名称。
第二步:输入该部门的“导航按键” ,按键长度为上级部门设置的“下级部门按键长度”。
第三步:选择该部门的彩铃。
第四步:选择坐席提示音。
第五步:选择“是否有下级部门” ,设置与上级一致。第六步:保存
(提示:当该部门拥有下级部门,则该部门无法添加坐席,坐席只能添加至没有下级部门的部门!)

出现以下界面则表示新建成功。如下图:

4.1. 模式一:直接绑定号码


模式说明:该模式是最常见的模式,也是最简单的模式,公司没有部门将所有座席人员添加至 400 电话目
录下,客户拨打该公司 400 电话,被绑电话将按照一定顺序响铃。如下图:

▍提示:无需开通功能。


4.2. 模式二:按时间策略接听,按地区策略接听


模式说明:该模式是比较常见的模式,客户拨打 400 号码后,判断用户呼入时间和呼入地区,转接至不同客服。例如:白天北京客户由 A 组人员接听,白天上海客户由 B 组人员接听,晚上北京客户由 C 组人员接听,晚上上海客户由 D 组人员接听等。

▍提示:提示:无需开通功能。

登录 boss 帐号,点击设置,选择 400 导航设置,点击编辑按钮进入编辑主页。如下图:
 设置拥有下级部门、选择“进入下级部门方式”为“分流进入”。如下图:
 选择并单击标签并确定当前位置为选中标签,单击修改条件(时间和地区)。可以设置全部地区或者自定     义指定区域,如下图

选择“时间类型”快速自定义时间段,亦可以周为周期自定义时间段,点击保存。如下图:

选择“时间类型”快速自定义时间段,亦可以周为周期自定义时间段,点击保存。如下图:

保存后该标签下坐席在对应时间段、对应地区的来电才能被呼入。如下图:

4.3. 模式三:按导航键接听

模式说明:该模式是比较常见的模式,如客服部请按 1,售后部请按 2... 提示:因为需要配合铃声的播放,本模式设置建议咨询您的销售或售后。
参考 2.2 设置 400 语音导航即可新建公司组织架构,如需添加坐席至相应部门需联系客服修改。完成后的导航按键接听配置。如下图:
 操作中可主动将导航下的坐席移除。点击新建。如下图:

在“部门名称”处填写标签,设置没有下级部门,点击保存。选择按键进入,如下图:


4.4. 模式四:请拨分机号,查号请播 0

模式说明:该 400 电话下挂了成百上千个电话号码,按 1001 进百度,按 1002 进谷歌...
按 9999 进小米,按 0 进入人工服务查询分机号。
提示:
1、需开通超级导航。
2、需要配合铃声的播放,本模式设置建议咨询您的销售或售后。
登录 boss 帐号,点击设置,选择 400 导航设置,单击编辑按钮。如下图:

设置根目录下有下级部门,下级部门按键长度为 4。如下图:

点击新增按钮。如下图:
 创建分机号,部门名称为分机号公司名称,设置无下级部门。如下图:
 将大量分机号创建同一层级,同一层级按键位数相同。如下图:
提示:此处接入按 0 接入人工客服需开通超级导航,否者无法实现。

4.5. 模式五:白天进导航,晚上进坐席

模式说明:该模式常应用于白天业务量较多,夜晚较少。或者夜晚业务量较多,白天较少。    提示:因需要配合铃声的播放,本模式设置建议咨询您的销售或售后。
第一步:登录 boss 帐号,点击设置,选择 400 导航设置,单击编辑按钮。如下图:
 第二步:设置根目录下有下级部门,以分流进入方式进入下级部门,点击保存。如下图:

第三步:设定白天进导航。如下图:

第四步:选中白班,点击时间修改,进入时间设置选择白班可呼入时间段,保存;点击地区修改,设置可     呼入地区,保存;设置完成后点击新增按钮。如下图:
  第五步:在白班部门下新增部门。如下图:
第六步:重复步骤五即可新增白班部门下的所有部门。选中根目录点击新增按钮,新增夜班部    门。如下图:


第七步:所有部门设置完成后,在没有下级部门的部门添加坐席,即可完成设置。如下图:

4.6. 模式六:总机模式

模式说明:该模式是公司有自己总机时的模式,客户拨打 400 号码后,转接到总机,再由客户的总机转给相应的座席人员接听。
提示:1、需开通中继功能。
           2、使用总机模式需联系您的销售客服或公司售后服务。

4.7. 400 其他设置

设置说明:该设置主要设置坐席人员的接听规则及同一部门坐席切换所需时长,系统提供三种接听模式:     顺序接听、随机接听、平均接听;设置导航部门的等待时长;
下面以白班部门下售前咨询部门为例,接听策略为:顺序接听,等待时长为 25 秒。如下图:

4.8. 400 常见问答

4.8.1.问:400电话导航最多支持几层?对按键位数有限制吗?
答:最多支持 10 层,按键位 7 以内,同一层的按键位数必须一致。

4.8.2.问:对于绑定的电话有什么要求?

:只要是正常的实体电话都可以绑定,因运营商限制,所有绑定号码目前都需要提交材料进行备案,部     分落地运营商对于号码类型有所限制,具详情可咨询售后热线 4009969900(铁通线路和光纤电话不能绑,铁通固话不建议绑)。绑定的号码为固话需加区号。

4.8.4.问:绑定电话可以更改吗?更改需要收费吗?

答:绑定电话可以随时更改,因目前运营商限制,所有绑定号码需先通过实名审核可自行绑定,生效时间     以审核意见为准。更改绑定电话不需要收费。

4.8.4.问:绑定的电话在接听 400 来电时是否需要付费?

答:如果绑定的电话原来接听来电不付费,那接听 400 不需要再扣原电话费用,只需要付 400 通话费。
如原电话接听收费,则既要扣 400 费用,也要扣原电话的费用!

4.8.5.问:手机在漫游的情况下接听 400 的来电会产生漫游费吗?

答:漫游情况下接听 400 来电,既要收费 400 费用,手机同样产生漫游费。(全球通无漫游)

4.8.6问:400 与原电话绑定后,对原电话有影响吗?

答:无任何影响,原电话可正常使用,只是多了一项可以接听 400 来电的功能

4.8.7问:开通后对绑定电话所属的运营商有限制吗?

答:没有限制,只要是可以正常接通的电话都可以绑定,电信、联通、移动的都已经实现互联互通,您正     常绑定即可。

4.8.9问:400 来电是所有绑定电话一起响吗?接听顺序是怎样的?

答:不是,每次只响一个,有两种接听方式:
先后顺序:按绑定电话的先后顺序依次转接,先转电话 1,如果电话 1 占线或无人接听自动转接电话 2; 如果电话 2 占线或无人接听自动转接电话 3,依次类推。

随机顺序:每次来电系统随机转接一门电话,当该电话占线或无人接听时再随机转接下一门电话,依此类     推。

4.8.10问:绑定电话可否按时间段设置?

答:可以,参见业务模式二。

4.8.11问:拨打 400 电话,所有电话都占线,系统如何提示?

答:提示:对不起,您拨打的用户忙,请稍后再拨

4.8.12问:400 能否绑定国外电话?

答:不能。

4.8.·3问:400 能否绑定国内电话,带到国外接听?

答:可以,需开通国际漫游。